Concept Samenwerkingsovereenkomst tussen de lokale afdelingen en RSBO-Liemers, oktober 2004

1. Naam, zetel, duur

De samenwerking draagt de naam: Regionaal Samenwerkingsverband van Ouderen Liemers, verder te noemen RSBO-L.

2. Werkgebied van de RSBO-L

De RSBO-L is werkzaam binnen de gemeenten:

Zevenaar (inclusief Angerlo), Westervoort, Rijnwaarden, Duiven, Doesburg en Didam.

Afhankelijk van het te behartigen belang kan het werkgebied worden uitgebreid.

3. Partners in de samenwerking

Partners in de samenwerking zijn de plaatselijke afdelingen van de ouderenbonden, die de samenwerkingsovereenkomst hebben ondertekend.

4. Doel en middelen van de samenwerking

De RSBO-L heeft als doelstelling de samenwerking tussen de partners te bevorderen ten behoeve van het welzijn van alle senioren in de Liemers.

De RSBO-L tracht haar doel te bereiken door:

• de uitwisseling van uitgangspunten en visies en na overeenstemming, gemeenschappelijk optreden van partners ten opzichte van derden;
• het gezamenlijk uitvoeren van afgesproken activiteiten ten behoeve van de plaatselijke bonden, voor zover het de collectieve materiele belangenbehartiging betreft.
• de regionale belangenbehartiging betreffende het seniorenbeleid coördineren. Dit betekent onder meer:
• afstemming organiseren tussen de organen die structureel overleg met de gemeenten voeren;
• waar er geen van dergelijke organen zijn: stimuleren van de oprichting er van;
• het in beeld brengen van alle overlegstructuren en organisaties die zich bezig houden met de belangenbehartiging van senioren;
• in overleg met de partners vertegenwoordigers in externe werkgroepen/ commissies voordragen en ondersteunen;
• het, in overleg met de partners, meewerken aan projecten van de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland (SBOG), met name projecten die de deskundigheid van de leden van de partners zal bevorderen;
• het inbrengen van regionale belangen bij de Samenwerkende Bonden van Ouderen Gelderland (SBOG).

5. Organen van de RSBO-L

De RSBO-L kan werken met de volgende organen:

• Klankbordgroep(en): indien mogelijk op elk van de beleidsgebieden wonen, welzijn & zorg en verkeer & vervoer één Klankbordgroep.

• een Coördinatiecommissie

6. Klankbordgroep(en): samenstelling, taken en werkwijze

1. Samenstelling Klankbordgroep:
a. de leden van de Klankbordgroep worden voorgedragen door de partners en moeten deskundig zijn of willen worden op het betreffende beleidsgebied.
b. de Klankbordgroepen zoeken samenwerking met elkaar indien dat voor een integrale benadering van een onderwerp noodzakelijk is.

2. Taken Klankbordgroep:
a. het kritisch volgen van samenwerkingsverbanden van gemeenten en van de samenwerkende gemeenten in het werkgebied van de RSBO-L met betrekking tot:

• het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van het seniorenbeleid dat raakvlakken heeft met het beleidsveld van hun Klankbordgroep;
• het beleid op andere beleidsterreinen, die voor senioren van wezenlijke betekenis zijn.

b. het informeren van de Coördinatiecommissie over de ontwikkelingen binnen hun beleidsveld.
c. het uitbrengen van adviezen en voorstellen aan de Coördinatiecommissie. De klankbordgroep geeft daarbij aan of het verstrekte advies een algemeen gedragen standpunt weergeeft, of dat het een verdeeld advies betreft, zo mogelijk met de voor- en tegen argumenten. Ook als binnen de Klankbordgroep bekend is, dat een advies niet door alle partners wordt gedragen, geeft zij dat bij haar advies aan.

3. Werkwijze van de Klankbordgroep:
a. de Klankbordgroep vergadert regelmatig.

7. Coördinatiecommissie: samenstelling, taken en werkwijze

1. Samenstelling Coördinatiecommissie:
a. de Coördinatiecommissie bestaat bij voorkeur uit vier leden: bij voorkeur één afgevaardigde uit elke Klankbordgroep en een onafhankelijke voorzitter.
b. iedere Klankbordgroep kiest uit zijn midden één of meer afgevaardigden, die door hen als lid van de Coördinatiecommissie wordt voorgedragen. De benoeming als lid van de Coördinatiecommissie geschiedt door de partners op een vergadering waarvoor alle partners zijn uitgenodigd. Gestreefd wordt naar een evenredige afvaardiging van de drie ouderenbonden. De deskundigheid van de afgevaardigde geeft uiteindelijk de doorslag.
Indien er door de Klankbordgroep(en) te weinig leden voor de Coördinatiecommissie worden voorgedragen, kunnen de leden van de Coördinatiecommissie ook rechtstreeks door de partners worden gekozen op een vergadering waarvoor alle partners zijn uitgenodigd.
c. de voorzitter wordt door de partners gekozen op een vergadering waarvoor alle partners zijn uitgenodigd. Van de voorzitter wordt verwacht dat hij/zij boven de partijen staat en aandacht heeft voor ieders inbreng.
d. voor de leden van de Coördinatiecommissie geldt een zittingsduur van twee jaar met de mogelijkheid van twee maal een verlenging van twee jaar.
e. de eerste Coördinatiecommissie is een ‘voorlopige’ Coördinatiecommissie. De leden van deze ‘voorlopige’ Coördinatiecommissie worden rechtstreeks gekozen door de partners.

2. Taken van de Coördinatiecommissie:
a. de Coördinatiecommissie heeft tot taak te werken aan het doel van de RSBO-L;
b. de Coördinatiecommissie is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie;
c. de Coördinatiecommissie is bevoegd een convenant met de SBOG te sluiten over beider samenwerking en subsidie.
d. de Coördinatiecommissie kan indien nodig een Interne werkgroep instellen voor specialistische taken.

3. Werkwijze Coördinatiecommissie:
a. de Coördinatiecommissie vergadert minimaal één keer per drie maanden.
b. de agenda van de vergadering gaat bijtijds naar de partners. Zowel de partners als de Klankbordgroepen kunnen agendapunten aandragen. Bij een veelvoud aan aangedragen onderwerpen bepaalt de Coördinatiecommissie de prioriteitstelling op de agenda.
c. bij de ontwikkeling van uitgangspunten en visies wordt advies ingewonnen bij de klankbordgroep (of klankbordgroepen) die op het betreffende beleidsveld werkzaam is.
d. als de Coördinatiecommissie van de Klankbordgroep een verdeeld advies krijgt, of als bij de Coördinatiecommissie bekend is dat het advies niet door alle partners wordt gedragen, stuurt de Coördinatiecommissie het advies eerst naar de partners voor commentaar, alvorens het naar derden wordt verspreid. Eventuele verspreiding naar derden kan daarna alleen nog met vermelding van het draagvlak van het geformuleerde uitgangspunt of de visie.

8. Financiën

a. In het eerste jaar komen de kosten van vergaderen en terugkoppelen naar de partners van de RSBO-L voor rekening van de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland conform een af te sluiten convenant en wordt van de partners geen eigen bijdrage gevraagd.

De Coördinatiecommissie dient bijtijds een aanvraag in bij de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland voor een bijdrage in de kosten van het tweede en volgende jaar van de RSBO-L.

b. Indien de RSBO-L geen of te weinig geld ontvangt van de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland zal zij dit de partners zo spoedig mogelijk melden. In overleg met de partners wordt over de voortzetting van de RSBO-L beslist.

Zodra een eigen bijdrage van één van de partners wordt gevraagd, heeft deze partner het recht, in afwijking van artikel 10 sub b , de deelname aan de RSBO-L te beëindigen met ingang van de periode waarvoor de bijdrage geldt.

c. Als de partners een eigen budget voor het samenwerkingsverband nodig achten, dragen de partners naar evenredigheid van het aantal leden per 31 december van het afgelopen jaar bij in de kosten van het samenwerkingsverband. De Coördinatiecommissie zal dan voor de aanvang van een nieuw kalenderjaar een begroting opstellen, de bijdrage berekenen en aan de partners toesturen. De eerste begroting is voor het kalenderjaar 2005.

d. Voor de algemene kosten van de samenwerking, alsmede voor gezamenlijke activiteiten kunnen de partners van de RSBO-L ook eigen middelen inzetten, dan wel gelden van derden verwerven.

9. Verantwoording

a. De partners dragen de verantwoordelijkheid voor het in de regio Liemers gevoerde en te voeren beleid van de RSBO-L. De leden van de Coördinatiecommissie spreken met last en ruggespraak. De partners kunnen hun last en visie inbrengen via de Klankbordgroepen.

b. De Coördinatiecommissie legt verantwoording af aan de partners door:

• het sturen van de agenda en verslagen van vergaderingen van de Coördinatiecommissie naar de partners;
• het overleggen met en het informeren van de leden van de klankbordgroepen;
• het houden van een jaarlijkse evaluatiebijeenkomst waar haar activiteiten, een financiële verantwoording en haar voornemens voor het volgende jaar aan de orde komen.

10. Wijziging of beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst

a. Wijziging van de samenwerkingsovereenkomst kan uitsluitend met instemming van een meerderheid van de partners plaatsvinden.

b. Beëindiging van deelname aan de RSBO-L dient schriftelijk te worden meegedeeld aan de Coördinatiecommissie, uiterlijk drie maanden vóór 1 januari van het volgend jaar.

c. Bij beëindiging zullen de reeds aangegane financiële verplichtingen door alle partners worden gedragen, voor zover ze niet onder een convenant met de SBOG vallen. Bij algehele opheffing van het samenwerkingsverband worden de financiële middelen en bezittingen verdeeld onder, of een financieel tekort omgeslagen over, de deelnemers naar rato van het aantal leden op de laatste teldatum van 1 januari daaraan voorafgaande.

d. Doen zich in de samenwerking ernstige problemen voor dan worden deze voorgelegd aan een ad hoc in te stellen commissie, die wordt samengesteld door de Samenwerkende Bonden van Ouderen Gelderland.