Samenwerkingsovereenkomst
tussen de lokale afdelingen van Bonden van Ouderen in de Achterhoek en RSBO-Achterhoek, december 2004
1. Naam, zetel, duur
De samenwerking draagt de naam: Regionaal Samenwerkingsverband van Bonden van Ouderen Achterhoek, verder te noemen RSBO-A.
2. Werkgebied van de RSBO-A
De RSBO-A is werkzaam binnen de gemeenten:
Aalten, Bergh, Borculo, Doetinchem, Dinxperlo, Eibergen, Gendringen, Groenlo, Hengelo, Hummelo/Keppel, Lichtenvoorde, Neede, Ruurlo, Steenderen, Wehl, Winterswijk, Wisch, Zelhem.
Afhankelijk van het te behartigen belang kan het werkgebied worden uitgebreid.
Het werkgebied kan worden aangepast als gevolg van de gemeentelijke herindeling.
3. Partners in de samenwerking
Partners in de samenwerking zijn de plaatselijke afdelingen van de ouderenbonden ANBO, KBO en PCOB, die de samenwerkingsovereenkomst hebben ondertekend.
4. Doel en middelen van de samenwerking
De RSBO-A heeft als doelstelling de samenwerking tussen de partners te bevorderen ten behoeve van de versterking van de belangenbehartiging op de terreinen zorg, wonen, welzijn en verkeer & vervoer in de Achterhoek.
De RSBO-A tracht haar doel te bereiken door:
- de uitwisseling van uitgangspunten en visies en na overeenstemming, gemeenschappelijk optreden van partners ten opzichte van derden;
- het gezamenlijk uitvoeren van afgesproken activiteiten ten behoeve van de plaatselijke bonden, voor zover het de collectieve materiele belangenbehartiging betreft.
- de regionale belangenbehartiging betreffende het seniorenbeleid coördineren;
- in het geval dat er sprake is van een vacature die te maken heeft met het ouderenbeleid, in overleg met de partners, vertegenwoordigers in externe werkgroepen/ commissies voordragen en ondersteunen;
- het, in overleg met de partners, meewerken aan projecten van de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland (SBOG).
- het inbrengen van regionale belangen bij de Samenwerkende Bonden van Ouderen Gelderland (SBOG).
5. Organen van de RSBO-A
De RSBO-A werkt met de volgende organen:
- één of meerdere Klankbordgroepen: de deskundigheid op de verschillende beleidsgebieden zorg, wonen, welzijn en verkeer & vervoer dient zoveel mogelijk vertegenwoordigd te zijn in de Klankbordgroepen;
- een Coördinatiecommissie
6. Klankbordgroep(en): samenstelling, taken en werkwijze
1. Samenstelling Klankbordgroep:
a. de Klankbordgroep bestaat uit minimaal drie en maximaal negen leden.
b. de leden van de Klankbordgroep worden benoemd door de Coördinatiecommissie, op voordracht van de partners en moeten deskundig zijn op het betreffende beleidsgebied. De voordracht van de partners betreft bij voorkeur leden van de partners. Bij de samenstelling van de Klankbordgroep wordt bij voorkeur gestreefd naar een evenredige verdeling tussen de bonden ANBO, KBO en PCOB. De deskundigheid van de afgevaardigde geeft uiteindelijk de doorslag.
c. de zittingsduur van een lid van de Klankbordgroep is drie jaar met de mogelijkheid van eenmaal een verlenging van drie jaar.
d. de Klankbordgroepen zoeken samenwerking met elkaar indien dat voor een integrale benadering van een onderwerp noodzakelijk is.
2. Taken Klankbordgroep:
a. het kritisch volgen van samenwerkingsverbanden van gemeenten en van de samenwerkende gemeenten in het werkgebied van de RSBO-A met betrekking tot:
- het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van het seniorenbeleid dat raakvlakken heeft met het beleidsveld van hun Klankbordgroep;
- het beleid op andere beleidsterreinen, die voor senioren van wezenlijke betekenis zijn.
b. het informeren van de Coördinatiecommissie over de ontwikkelingen binnen hun beleidsveld.
c. het uitbrengen van adviezen en voorstellen aan de Coördinatiecommissie. De klankbordgroep geeft daarbij aan of het verstrekte advies een algemeen gedragen standpunt weergeeft, of dat het een verdeeld advies betreft, zo mogelijk met de voor- en tegen argumenten. Ook als binnen de Klankbordgroep bekend is, dat een advies niet door alle partners wordt gedragen, geeft zij dat bij haar advies aan.
3. Werkwijze van de Klankbordgroep:
a. de Klankbordgroep vergadert éénmaal per twee maanden.
7. Coördinatiecommissie: samenstelling, taken en werkwijze
1. Samenstelling Coördinatiecommissie:
a. de Coördinatiecommissie bestaat uit vier leden: één afgevaardigde uit elke Klankbordgroep en een onafhankelijke voorzitter.
b. iedere Klankbordgroep kiest uit zijn midden een afgevaardigde, die door hen als lid van de Coördinatiecommissie wordt voorgedragen. De benoeming van de afgevaardigde van de Klankbordgroep als lid van de Coördinatiecommissie geschiedt door de partners op een vergadering, waarvoor alle partners zijn uitgenodigd, bij voorkeur de jaarlijkse evaluatievergadering. Gestreefd wordt naar een evenredige afvaardiging van de drie ouderenbonden. De deskundigheid van de afgevaardigde geeft uiteindelijk de doorslag.
c. de voorzitter wordt door de partners gekozen op een vergadering, waarvoor alle partners zijn uitgenodigd, bij voorkeur de jaarlijkse evaluatievergadering. Van de voorzitter wordt verwacht dat hij/zij boven de partijen staat en aandacht heeft voor ieders inbreng.
d. Voor de leden van de Coördinatiecommissie geldt een zittingsduur van drie met de mogelijkheid van eenmaal een verlenging van drie jaar. Bij het maken van een rooster van aftreden zorgen de leden voor een rooster, waarbij de continuïteit is gewaarborgd.
2. Taken van de Coördinatiecommissie:
a. de Coördinatiecommissie heeft tot taak te werken aan het doel van de RSBO-A;
b. de Coördinatiecommissie is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie;
c. de Coördinatiecommissie is bevoegd een convenant met de SBOG te sluiten over beider samenwerking en subsidie.
d. de Coördinatiecommissie kan indien nodig een Interne werkgroep instellen voor specialistische taken;
3. Werkwijze Coördinatiecommissie:
a. de Coördinatiecommissie vergadert minimaal één keer per twee maanden.
b. de agenda van de vergadering gaat bijtijds naar de partners. Bij een veelvoud aan aangedragen onderwerpen bepaalt de Coördinatiecommissie de prioriteitstelling op de agenda.
c. bij de ontwikkeling van uitgangspunten en visies wordt advies ingewonnen bij de klankbordgroep (of klankbordgroepen) die op het betreffende beleidsveld werkzaam is.
d. als de Coördinatiecommissie van de Klankbordgroep een verdeeld advies krijgt, of als bij de Coördinatiecommissie bekend is dat het advies niet door alle partners wordt gedragen, stuurt de Coördinatiecommissie het advies eerst naar de partners voor commentaar, alvorens het naar derden wordt verspreid. Eventuele verspreiding naar derden kan daarna alleen nog met vermelding van het draagvlak van het geformuleerde uitgangspunt of de visie.
8. Financiën
a. In het eerste jaar komen de kosten van vergaderen en terugkoppelen naar de partners van de RSBO-A voor rekening van de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland en wordt van de partners geen eigen bijdrage gevraagd.
De Coördinatiecommissie dient bijtijds een aanvraag in bij de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland voor een bijdrage in de kosten van het tweede en volgende jaar van de RSBO-A, conform een af te sluiten convenant tussen de RSBO A en de SBOG.
b. Indien de RSBO-A geen of te weinig gelden ontvangt van de Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland zal zij dit de partners zo spoedig mogelijk melden. In overleg met de partners wordt over de voortzetting van de RSBO-A beslist.
Zodra een eigen bijdrage van één van de partners wordt gevraagd, heeft deze partner het recht, in afwijking van artikel 10 sub b, de de deelname aan de RSBO-A te beëindigen met ingang van de periode waarvoor de bijdrage geldt.
c. Voor de algemene kosten van de samenwerking, alsmede voor gezamenlijke activiteiten kunnen de partners van de RSBO-A ook eigen middelen inzetten, dan wel gelden van derden verwerven.
d. Als de partners een eigen budget voor het samenwerkingsverband nodig achten, dragen de partners naar evenredigheid van het aantal leden per 31 december van het afgelopen jaar bij in de kosten van het samenwerkingsverband. De Coördinatiecommissie zal dan voor de aanvang van een nieuw kalenderjaar een begroting opstellen, de bijdrage berekenen en aan de partners toesturen. De eerste begroting is voor het kalenderjaar 2005.
e. De Coördinatiecommissie stelt een financiële controle commissie van drie personen aan, die worden voorgedragen door de partners. Ieder jaar wordt één van de leden van de financiële controle commissie vervangen.
9. Verantwoording
a. De partners dragen de verantwoordelijkheid voor het in de regio Achterhoek gevoerde en te voeren beleid van de RSBO-A. De leden van de Coördinatiecommissie spreken met last en ruggespraak.
b. De partners kunnen hun last en visie inbrengen aan de hand van de ontvangen agenda van de vergadering van de Coördinatiecommissie:
- met betrekking tot zaken die op de agenda staan kunnen ze hun visie weergeven;
- met betrekking tot zaken die op dat moment van belang zijn en niet op de agenda staan kunnen ze aangeven dat die zaken besproken moeten worden en tevens hun visie weergeven.
c. De Coördinatiecommissie legt verantwoording af aan de partners door:
- het sturen van de agenda en verslagen van vergaderingen van de Coördinatiecommissie naar de partners;
- toezending van een halfjaarverslag van haar activiteiten over het afgelopen halfjaar;
- het houden van een jaarlijkse evaluatiebijeenkomst betreffende haar activiteiten, waarin tevens de voornemens voor het volgende jaar aan de orde komen. Deze bijeenkomst kan door maximaal twee afgevaardigden van elke partner worden bijgewoond;
d. Eveneens geschiedt de verantwoording door de Coördinatiecommissie door:
- het regelmatig informeren van het eigen gewestbestuur, te weten het Gelderse gewestbestuur van de ANBO, KBO Gelderland en het Gelderse gewestbestuur van de PCOB;
- het overleggen met en het informeren van de leden van de klankbordgroepen;
- het informeren via regionaal overleg van de eigen bond;
- indien de Coördinatiecommissie dit noodzakelijk acht: het incidenteel initiëren van een regionaal overleg over een bepaald onderwerp.
10. Wijziging of beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst
a. Wijziging van de samenwerkingsovereenkomst kan uitsluitend met instemming van een meerderheid van de partners plaatsvinden.
b. Beëindiging van deelname aan de RSBO-A dient schriftelijk te worden meegedeeld aan de Coördinatiecommissie, uiterlijk drie maanden vóór 1 januari van het volgend jaar.
c. Bij beëindiging zullen de reeds aangegane financiële verplichtingen door alle partners worden gedragen, voor zover ze niet onder een convenant met de SBOG vallen. Bij algehele opheffing van het samenwerkingsverband worden de financiële middelen en bezittingen verdeeld onder, of een financieel tekort omgeslagen over, de deelnemers naar rato van het aantal leden op de laatste teldatum van 1 januari daaraan voorafgaande.
d. Doen zich in de samenwerking ernstige problemen voor dan worden deze voorgelegd aan een ad hoc in te stellen commissie, die wordt samengesteld door de Samenwerkende Bonden van Ouderen Gelderland.
11. Aangaan van het samenwerkingsverband: RSBO-A
Met ingang van 13 december 2004 zijn de plaatselijke afdelingen van ANBO, KBO en PCOB dit samenwerkingsverband aangegaan.